scrivere un'e-mail

gioie e dolori della posta elettronica
Prima di tutto le gioie. La posta elettronica è oggi il mezzo più veloce ed economico per comunicare. Non solo con una singola persona, ma anche con tante persone in una volta sola. Basta una bella e nutrita mailing list, un clic e il nostro messaggio parte in tante direzioni per il mondo e arriva a destinazione in pochi minuti. La tentazione di inondare il prossimo con le nostre missive è forte. Però …… e qui passiamo ai dolori. Proprio perché riceviamo tante e-mail, la tendenza a cestinarle ancor prima di aprirle cresce in proporzione. Non solo, la lettura sullo schermo non aiuta, i messaggi appaiono tutti uguali, il linguaggio è spesso sciatto e troppo colloquiale. Un "hello Luisa"! seguito da un testo che chiaramente viene inviato tale e quale ad altre migliaia di persone in tutto il mondo ci sembra quasi una presa in giro. Un clic e la mail prende la strada del cestino.



e-mail, dove contano solo le parole
Quando scrivete una e-mail le parole sono la vostra forza e la vostra unica risorsa. Qui non potete ricorrere a carta patinata, a colori appariscenti, al logo della vostra azienda, alle animazioni che ormai ammiccano da ogni pagina web. Avete solo le vostre parole per farvi leggere, incuriosire, interessare e ottenere una risposta. Quindi imparate ad usarle e a disporle bene.



l’oggetto è la vostra esca
Se volete che la vostra e-mail venga almeno aperta, cosa non così scontata, prima ancora di mettervi a scrivere dovete dedicare la massima attenzione alla riga oggetto/subject. Non saltatela mai, condensate in quei pochi caratteri il contenuto del messaggio. L’oggetto deve essere breve, esplicito e il più possibile preciso. Non "novità", ma quale novità. Non "sito Internet", ma "aggiornamenti sito Pinco Pallino". Non "nuova offerta clienti", ma "brochure Internet Banking".



brevi, anzi brevissimi
La brevità, sempre raccomandabile, per una e-mail è d’obbligo. Tutto quello che avete da dire deve assolutamente stare nella prima schermata, addirittura nelle prime righe. Nessuno ha più voglia e tempo di scorrere fino alla trentesima riga per sapere quello che intendete comunicare. Quindi preparate prima una piccola scaletta, mettendo gli argomenti in ordine di priorità. Se avete bisogno di più spazio, iniziate il messaggio con un piccolo indice, preferibilmente numerato, con gli argomenti del vostro messaggio. Se il vostro interlocutore è particolarmente interessato al punto 8, saprà subito dove andare a cercare.



impaginate!
La vostra e-mail deve essere densa solo di informazioni e contenuti, ma quasi rarefatta dal punto di vista visivo. Una schermata piena di parole tutte uguali, senza stacchi, è destinata a scoraggiare chiunque. E’ vero, non avete molte risorse, ma quelle che avete usatele bene. Quindi:

1. indice iniziale, se il documento è lungo

2. paragrafi molto brevi, introdotti da titoletti maiuscoli (evitate corsivo e neretto, non tutti li leggono)

3. spazio bianco tra un paragrafo e l’altro

4. uso di liste, puntate o numerate, per condensare e rendere meglio visibili le informazioni

5. righe corte, di 70 caratteri al massimo.



informale, ma non troppo
Non lasciatevi tentare a tutti i costi dall’informalità della posta elettronica. Un "ciao, tutto ok" va benissimo se scrivete ad un amico o a un vostro collaboratore. Se invece contattate un cliente o un fornitore, presentate un vostro progetto, ricordate che il sito Internet della vostra azienda è stato appena aggiornato, mantenete un tono colloquiale, ma al tempo stesso professionale. Non esordite con un "caro cliente! la ditta Pinco Pallino ti presenta una straordinaria offerta!" e poi buttate giù il testo come se steste parlando. Progettate invece la vostra e-mail, così come fareste per qualsiasi altro documento che vi rappresenta verso il mondo esterno.



a ciascuno il suo linguaggio
Trovate quindi il tono giusto e usate un linguaggio semplice e asciutto. Calibrate il linguaggio sul vostro interlocutore. Non scrivete al cliente come se fosse un vostro amico, ma non cominciate nemmeno con un classico "ci pregiamo informarLa", né concludete con un "In attesa di un Suo gentile riscontro, cogliamo l’occasione per inviarLe i nostri migliori saluti". All’inizio "Vogliamo informarla sulla nostra offerta di Internet Banking" e alla fine "Cordiali saluti" vanno benissimo. E anche il Lei o il Voi con la maiuscola non si addicono alla e-mail.



la mail che si clicca
Introducete nel testo del messaggio un briciolo di interattività, per esempio dei link alle pagine aggiornate del vostro sito Internet o ad altri siti di interesse: il colore diverso già attira l’occhio e pochi resistono alla tentazione del clic. Utilizzate inoltre i link per non appesantire il messaggio: se volete informare i clienti su un vostro nuovo prodotto, invitateli ad andare direttamente sul sito a scaricare la brochure; con tutti i colori, l’impaginazione e gli effetti giusti.



anche la firma parla di voi
Utilizzate al meglio la firma. Non solo il vostro nome e cognome (rigorosamente senza dott. o ing.!), ma anche la vostra azienda, la struttura cui appartenete, l’e-mail, il telefono, il fax, l’indirizzo, la Url del vostro sito Internet o quella della vostra azienda (preferibilmente cliccabile). Confezionate, se il vostro sistema di posta elettronica lo permette, diverse firme da inserire automaticamente: informale, formale, in italiano, in inglese.



e prima di inviare ……..
Una volta finito di scrivere il testo, non cliccate automaticamente sul pulsante Invio. Anche la e-mail ha bisogno di editing e di revisione. Una e-mail con refusi ed errori non depone certo a favore della vostra accuratezza ed affidabilità. Rileggete tutto con attenzione, controllate l’impaginazione, aprite gli allegati per controllare che siano quelli giusti, verificate l’indirizzo e i destinatari se sono più d’uno. E solo allora inviate il messaggio.



ritorno alla scrittura? U. Eco la pensa così
Da una lunga e bellissima intervista di Repubblica a Umberto Eco e Roger Chartier del 12 maggio 1999, che vi consiglio di leggere per intero, perché parla della scrittura e della lettura ai tempi di Internet:
"Cosa fa l'e-mail? Prima soluzione: in un universo in cui non si scrivevano più lettere e si telefonava, adesso la gente scrive. Seconda soluzione, opposta: quando rispondevo a una lettera, io prima scrivevo: "Caro monsieur Chartier, ho ricevuto la sua graditissima lettera con l'invito a partecipare al convegno. Sono estremamente dolente di doverle dire che non posso venire, eccetera". Adesso, con l' e-mail, scrivo: "Non posso". E lui non si offende, perché questo fa parte di una nuova etichetta. Allora, è vero che l'e-mail riduce l'epistolografia, però è anche vero che con l'e-mail possiamo scriverci ogni giorno, mentre prima ci saremmo scritti una volta l'anno. Recentemente, a un mio collega che via e-mail mi invitava a un convegno, ho risposto che quel convegno mi sembrava una stupidaggine. A sua volta, lui mi ha risposto insultandomi. In breve, è venuto fuori un epistolario filosofico, e entrambi ci siamo chiesti: perché non pubblicarlo in luogo del convegno? Dunque non si sa se l'e-mail sia l'azzeramento della corrispondenza o il ritorno alla corrispondenza, la compressione fino all'essenziale della lettera o la nascita di una nuova epistolografia. O tutt'e due le cose insieme."



OLTRE LA SCRITTURA, QUALCHE CONSIGLIO IN PIU’

La posta elettronica è un mezzo fantastico, ma non usatela mai al posto della comunicazione interpersonale. Usatela invece quando la comunicazione è breve, quando deve arrivare subito, quando dovete ricordare i vostri servizi o voi stessi a chi già vi conosce.
Non lasciatevi tentare dal costo praticamente nullo dell’invio. Elaborate con cura la vostra mailing list e inviate i messaggi soltanto a chi può essere realmente interessato. Inondare di messaggi le caselle di posta altrui – il famigerato spamming – è molto malvisto e considerato quasi un reato nella comunità dei navigatori Internet.
Una vostra e-mail vi sembra particolarmente efficace e riuscita? Fatene un template, da riutilizzare alla prossima occasione.
Nel vostro ambiente di lavoro, utilizzate più che potete l’opzione "per conoscenza": condividere con altri un vostro progetto o una vostra idea contribuisce a creare un clima di collaborazione, di comunità e di trasparenza, oltre che farvi risparmiare molto tempo prezioso.

da http://www.mestierediscrivere.com/testi/email.htm: